Une réunion efficace est une réunion dont on sort avec quelque chose qu'on n'avait pas en entrant : une décision, une idée, un engagement, une compréhension partagée. Tout le reste pourrait être un mail.
Pourquoi c'est difficile
Les managers passent une grande partie de leur temps en réunion, et beaucoup de ces réunions ne produisent rien : informations descendantes, tour de table interminable, débat qui tourne en rond, décision repoussée.
Le problème n'est presque jamais le nombre de réunions. C'est l'absence de conception : on réunit des gens sans savoir ce qu'on attend d'eux ni comment les faire travailler ensemble. C'est le métier de la facilitation, et ses bases s'apprennent vite.
La méthode
En résumé : un objectif, les bonnes personnes, une méthode, une décision, un suivi. Le détail de chaque étape figure juste après ce texte.
Les erreurs fréquentes
- Informer en réunion ce qui pourrait être lu avant.
- Donner son avis en premier quand on est le chef : tout le monde s'aligne.
- Finir sans décision en disant « on en reparle ».
Des phrases pour commencer
- « À la fin de cette heure, on aura décidé de... »
- « Deux minutes chacun pour noter votre idée, avant qu'on en parle. »
Ces phrases ne sont pas des techniques. Elles ne marchent que si vous êtes prêt à entendre la réponse.
Le lien avec le manifeste
Cette pratique met en œuvre une croyance du Manifeste du Management : L'intelligence des collectifs. Les pratiques sont la manière dont les croyances deviennent des habitudes.
La méthode pas à pas
Un objectif
Écrire en une phrase ce qu'on veut avoir en sortant. Si on ne peut pas, annuler.
Les bonnes personnes
Ceux qui savent, ceux qui décident, ceux qui feront. Pas les autres.
Une méthode
Seul, puis à deux, puis tous : chacun réfléchit avant de parler, les voix discrètes existent.
Une décision
Annoncer le mode de décision au début, et décider avant la fin.
Un suivi
Qui fait quoi, pour quand, écrit et partagé dans l'heure.
Vos questions
Ce qu'on nous demande sur ce sujet, et ce qu'on répond.
Comment rendre une réunion plus courte ?
En envoyant l'information avant, en limitant la réunion à ce qui demande d'être ensemble (décider, créer, traiter une tension) et en réduisant le nombre de participants.
Comment faire participer tout le monde ?
En faisant réfléchir chacun seul quelques minutes avant tout échange, puis en travaillant en petits groupes avant la mise en commun.
Qu'est-ce que la facilitation de réunion ?
L'art de concevoir et d'animer un moment collectif pour qu'il produise un résultat, en étant garant du processus plutôt que du contenu. Voir la-facilitation.com.
Nous voulons un management vivant.
Si ces idées sont aussi les vôtres, signez. Chaque signature dit qu'un autre management est possible, et qu'il existe déjà quelque part.
Recevez nos convictions sur le management
Les questions que personne ne pose. Les constats que personne ne fait. Une fois par semaine, directement dans votre boîte.